Em quase todo programa de voluntariado que funciona existe uma pessoa que faz a ponte entre os voluntários e a organização. Quando esse papel não existe, os voluntários chegam sem saber o que fazer, a equipe se sobrecarrega e as desistências se acumulam. O coordenador de voluntários não precisa ser um cargo em tempo integral, mas precisa existir.
O que faz um coordenador de voluntários
- Recebe: responde às inscrições, faz a conversa inicial e conduz a integração;
- Organiza: monta escalas, distribui tarefas e garante que cada voluntário saiba o que fazer;
- Acompanha: conversa periodicamente com os voluntários, percebe quem está se afastando e resolve conflitos;
- Registra: mantém o cadastro, as horas e os termos de adesão em dia;
- Reconhece: agradece, celebra marcos e mostra o impacto do trabalho;
- Comunica: mantém o grupo informado e leva para a direção o que os voluntários percebem.
Quem pode assumir esse papel
Em organizações maiores, é um profissional contratado. Nas pequenas, costuma ser alguém da equipe com algumas horas por semana dedicadas à função, ou um voluntário antigo e de confiança. O importante é que a responsabilidade esteja clara e que a pessoa tenha autonomia para tomar decisões do dia a dia.
Perfil que funciona
- Gosta de gente e se comunica bem;
- É organizado com agenda, planilhas e prazos;
- Conhece bem a causa e a rotina da organização;
- Sabe dar retorno, inclusive quando algo não está funcionando.
Ferramentas do coordenador
Uma planilha ou CRM com o cadastro dos voluntários, um calendário compartilhado para as escalas, um grupo de mensagens para avisos e um formulário para inscrições resolvem a maior parte das necessidades. O guia de software gratuito para ONGs traz opções sem custo.
Rotina sugerida
- Semanal: responder inscrições, confirmar escalas e enviar avisos;
- Mensal: atualizar horas, enviar um resumo do impacto e agradecer;
- Trimestral: conversas individuais e revisão dos indicadores de retenção;
- Anual: encontro de reconhecimento e revisão do programa.
Como a Ruptura ajuda
A Ruptura organiza o processo de voluntariado, da página de inscrição às rotinas de comunicação, para que o coordenador gaste menos tempo com operação e mais com as pessoas. Veja o serviço de captação e mobilização de voluntários e de implantação de CRM.