A ata de assembleia é o registro escrito do que foi decidido em uma reunião da assembleia geral da ONG: quem convocou, quem participou, o que estava na pauta, o que foi votado e com qual resultado. Uma boa ata é objetiva, segue a ordem da pauta, identifica as pessoas eleitas com qualificação completa e é assinada por quem presidiu e por quem secretariou. Quando a decisão muda algo que consta no registro da organização, como diretoria, estatuto, sede ou nome, a ata precisa ser levada ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Sem isso, a mudança não vale perante terceiros.
Quando a ata precisa ir para o cartório
Nem toda reunião gera ata registrada. Em geral, vão ao cartório as atas que alteram dados do registro da pessoa jurídica:
- Fundação da associação, junto com o estatuto (veja como abrir uma ONG);
- Eleição ou posse de diretoria e conselho fiscal;
- Alteração do estatuto, inclusive mudança de nome, sede ou finalidade;
- Destituição de administradores;
- Dissolução da organização.
O artigo 45 do Código Civil manda averbar no registro todas as alterações do ato constitutivo. Atas de reuniões ordinárias, como a aprovação de contas anuais, normalmente ficam no livro ou arquivo da organização, mas alguns financiadores e certificações pedem cópia. Bancos, por sua vez, só reconhecem uma nova diretoria quando a ata de eleição está registrada.
Antes da ata: a convocação
Uma ata perfeita não salva uma assembleia mal convocada. Confira no estatuto:
- Quem pode convocar (normalmente o presidente). O Código Civil garante a 1/5 dos associados o direito de convocar os órgãos deliberativos (artigo 60);
- Prazo e meio de convocação: edital afixado na sede, e-mail, publicação em jornal, o que o estatuto disser;
- Pauta: decisões fora da pauta do edital são frágeis. Alteração de estatuto e destituição de administradores exigem assembleia especialmente convocada para isso (artigo 59);
- Quórum de instalação e de votação, em primeira e segunda convocação.
Guarde o edital de convocação. O cartório pode pedir para conferir que a assembleia foi regular.
Estrutura de uma ata de assembleia
Não existe formulário oficial único, mas uma ata completa costuma seguir esta ordem:
- Título: "Ata da Assembleia Geral [Ordinária/Extraordinária] da [nome completo da associação]", com CNPJ, se já existir.
- Data, horário e local da reunião. Se for virtual, indique a plataforma usada e como os participantes votaram.
- Convocação: como e quando foi feita, de acordo com o estatuto.
- Quórum: número de associados presentes e em qual convocação a assembleia foi instalada, com referência à lista de presença anexa.
- Mesa: quem presidiu e quem secretariou os trabalhos.
- Ordem do dia: os itens da pauta, iguais aos do edital.
- Deliberações: para cada item, um resumo da discussão relevante e o resultado da votação (aprovado por unanimidade, por maioria com tantos votos favoráveis, contrários e abstenções).
- Eleições, se houver: nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, documento de identidade, CPF e endereço de cada eleito, cargo e período do mandato. A Lei de Registros Públicos exige qualificação dos membros da diretoria no registro.
- Encerramento: "nada mais havendo a tratar...", com a declaração de que a ata foi lida e aprovada.
- Assinaturas de quem presidiu e de quem secretariou, além do que o cartório local exigir.
Em caso de alteração estatutária, anexe o estatuto consolidado. Em caso de fundação, o estatuto aprovado e a lista de fundadores.
Dicas de redação
- Escreva o que foi decidido, não a conversa inteira. A ata não é transcrição. Registre propostas, votação e resultado; opiniões só quando alguém pedir expressamente o registro.
- Use nomes completos e cargos, nunca apelidos ou "a Fátima do financeiro".
- Datas por extenso e números conferidos. Um mandato com data errada pode exigir nova assembleia.
- Evite espaços em branco e rasuras se a ata for manuscrita em livro. Correções devem ser feitas com ressalva antes das assinaturas.
- Mantenha a mesma linguagem do estatuto para cargos e órgãos. Se o estatuto diz "Diretor Presidente", não escreva "Coordenador Geral".
- Peça para outra pessoa revisar antes de colher assinaturas.
Assembleias virtuais e registro eletrônico
Desde a Lei 14.382/2022, o Código Civil (artigo 48-A) permite que pessoas jurídicas de direito privado realizem assembleias gerais por meio eletrônico, inclusive para destituir administradores e alterar o estatuto, desde que respeitados os direitos de participação e manifestação. A mesma lei atualizou a Lei de Registros Públicos para admitir apresentação de documentos em papel ou em meio eletrônico. Na prática, cada cartório tem seus procedimentos para assinatura digital e envio eletrônico, então consulte o cartório onde a organização está registrada antes de marcar uma assembleia online importante.
Registro no cartório: passo a passo
- Consulte o cartório sobre a lista atual de documentos, vias e formas de assinatura;
- Reúna ata, lista de presença, edital de convocação e, se for o caso, estatuto consolidado;
- Obtenha o visto de advogado quando o documento alterar o ato constitutivo;
- Protocole e pague os emolumentos, que seguem a tabela do seu estado;
- Se o cartório devolver com exigências, corrija e reapresente;
- Com o registro feito, atualize os dados na Receita Federal, nos bancos e nos conselhos.
Erros que fazem o cartório devolver a ata
- Quórum ou prazo de convocação diferente do que o estatuto exige;
- Eleição para cargo que não existe no estatuto, ou mandato maior que o permitido;
- Qualificação incompleta dos eleitos;
- Assunto deliberado que não estava na pauta;
- Divergência entre ata, lista de presença e estatuto.
Muitas dessas falhas nascem de um estatuto confuso. Se esse é o seu caso, leia estatuto de ONG: o que precisa ter.
Como a Ruptura ajuda
Atas e estatutos organizados são parte da credibilidade da ONG diante de financiadores. A Ruptura ajuda a reunir esses documentos em uma página de transparência no site e a transformá-los em argumento de captação. Conheça a criação de sites para ONGs.
Conteúdo informativo. Exigências variam entre cartórios; confirme com o cartório da sua cidade e com um advogado.