E-mail @gmail.com, documentos espalhados no computador de cada um e arquivos que somem quando alguém sai da equipe: esse é o retrato de muitas ONGs. O Google oferece às organizações sem fins lucrativos elegíveis o Google Workspace for Nonprofits, uma edição gratuita com e-mail profissional no domínio da organização, armazenamento na nuvem e ferramentas de colaboração.
O que vem no pacote
- Gmail com o domínio da organização, como contato@suaong.org.br;
- Google Drive com pastas compartilhadas da organização;
- Documentos, Planilhas e Apresentações com edição simultânea;
- Agenda compartilhada para reuniões, escalas e eventos;
- Google Meet para reuniões online;
- Formulários para inscrições, pesquisas e cadastros, como no artigo sobre formulários online.
O Google também oferece descontos em edições pagas, com mais recursos, para organizações que precisarem.
Por que o e-mail no domínio importa
Um e-mail com o domínio da organização transmite muito mais credibilidade para doadores, empresas e financiadores do que um endereço gratuito genérico. Ele também melhora a entrega dos e-mails, desde que as configurações técnicas (SPF, DKIM e DMARC) estejam corretas, um ponto importante para o e-mail marketing com doadores.
Como ter acesso
- A organização precisa ter um domínio próprio (o endereço do site);
- Cadastre-se no Google para Organizações sem Fins Lucrativos e passe pela validação da organização, feita por um parceiro de verificação, como explica o artigo sobre a Goodstack;
- Depois de aprovada, ative o Google Workspace for Nonprofits no painel;
- Configure o domínio, crie as contas e migre os e-mails e arquivos antigos.
O mesmo cadastro dá acesso a outros programas, como o Google Ad Grants.
Organize desde o começo
- Crie contas por função (contato@, doacoes@, voluntarios@) além das pessoais;
- Monte uma estrutura de pastas compartilhadas por área;
- Ative a verificação em duas etapas para todos;
- Quando alguém sair, transfira os arquivos e desative a conta, em vez de compartilhar a senha;
- Defina quem é o administrador e mantenha um segundo administrador de reserva.
Como a Ruptura ajuda
A Ruptura orienta o cadastro no Google para Organizações sem Fins Lucrativos, configura o Google Workspace e o domínio e ativa o Google Ad Grants. Veja o serviço de Google Ad Grants e de sites para ONGs.