Para montar o orçamento de um projeto social, parta das atividades, não do valor que você quer pedir. Liste cada atividade do projeto, descubra o que ela consome (pessoas, materiais, serviços, deslocamentos), dê preço a cada item com base em cotações reais, agrupe tudo nas rubricas que o financiador usa e distribua os gastos no tempo em um cronograma físico-financeiro. Depois some contrapartida e custos indiretos, se o edital permitir. Um orçamento bem feito é a tradução em números do que o projeto promete fazer, e avaliadores leem essa coerência com lupa.
Passo 1: comece pela lista de atividades
Pegue a metodologia do projeto e transforme em uma lista de atividades concretas: "oficinas semanais de reforço escolar para 60 crianças durante 10 meses", "formação de 12 educadores em 3 encontros", "evento de encerramento". Para cada atividade, pergunte:
- Quem trabalha nela, quantas horas e com qual vínculo?
- Que materiais são consumidos e em que quantidade?
- Que serviços de terceiros são necessários (transporte, alimentação, aluguel de espaço, design, impressão)?
- Há equipamentos que precisam ser comprados?
Essa etapa liga o orçamento à metodologia. Se um item do orçamento não aparece em nenhuma atividade, ele vai parecer sobra; se uma atividade não tem custo, vai parecer irreal. A estrutura completa de um projeto está em como escrever um projeto para edital.
Passo 2: organize em rubricas
Rubricas são as categorias de despesa. Cada edital tem as suas, e você deve usar exatamente as do financiador. As mais comuns:
| Rubrica | Exemplos | Atenção |
|---|---|---|
| Recursos humanos | Coordenação, educadores, técnicos | Inclua encargos trabalhistas e sociais, férias e 13º quando houver vínculo CLT |
| Serviços de terceiros | Prestadores pessoa física ou jurídica, oficineiros, contador do projeto | Considere tributos retidos na fonte |
| Material de consumo | Material pedagógico, alimentação, higiene | Quantidades coerentes com o número de pessoas atendidas |
| Equipamentos e material permanente | Computadores, mobiliário | Muitos editais proíbem ou limitam |
| Deslocamentos e diárias | Transporte do público, viagens da equipe | Justifique cada deslocamento |
| Comunicação | Peças gráficas, vídeo, divulgação | Alguns financiadores exigem aplicação de marca e reservam verba para isso |
| Custos indiretos ou administrativos | Parte do aluguel, energia, internet, contabilidade, gestão | Verifique se o edital aceita e qual o limite |
Passo 3: preço de verdade
- Faça cotações: pelo menos três para itens relevantes, guardadas com data. Muitos financiadores pedem as cotações na prestação de contas;
- Use referências de mercado para salários, compatíveis com a região e com a função;
- Considere reajustes se o projeto durar mais de um ano;
- Detalhe a memória de cálculo: "2 educadores × 20 h/semana × 40 semanas × valor/hora" convence mais que um número solto.
Orçamento inflado reduz a nota de economicidade; orçamento subestimado leva a projeto que não termina ou a uma ONG que tira dinheiro de outro lugar para cobrir o buraco.
Passo 4: contrapartida
Contrapartida é a parte do projeto que a organização ou outros parceiros financiam. Pode ser financeira ou em bens e serviços economicamente mensuráveis, como espaço cedido, horas de voluntários, equipamentos já existentes e trabalho de equipe paga por outra fonte. Regras importantes:
- Siga o que o edital pede: obrigatória, opcional ou pontuada;
- Nas parcerias com o poder público regidas pelo MROSC, a Lei 13.019/2014 (artigo 35, § 1º) proíbe exigir contrapartida financeira como requisito para a parceria; pode ser exigida contrapartida em bens e serviços, com valor identificado no termo;
- Toda contrapartida declarada precisa ser comprovada. Não prometa o que não consegue documentar.
Passo 5: custos indiretos sem medo
Projetos consomem estrutura: alguém faz a contabilidade, paga as contas, mantém a internet funcionando e coordena a equipe. Ignorar esses custos é uma das razões pelas quais ONGs ficam sem caixa mesmo com vários projetos aprovados. Nas parcerias regidas pelo MROSC, a Lei 13.019/2014 (artigo 46, III) permite pagar com recursos da parceria os custos indiretos necessários à execução do objeto, seja qual for a proporção em relação ao valor total, desde que aprovados no plano de trabalho. Em editais privados, as regras variam: alguns aceitam um percentual, outros proíbem. Quando aceitam, calcule com base em despesas reais e explique o critério de rateio.
Passo 6: o cronograma físico-financeiro
O cronograma físico-financeiro mostra, mês a mês (ou por etapa), quais atividades acontecem e quanto será gasto em cada período. Ele serve para o financiador definir as parcelas de desembolso e para a organização planejar o caixa. Dicas:
- Monte uma planilha com atividades nas linhas, meses nas colunas e valores por rubrica;
- Concentre compras de materiais e equipamentos no início, quando são necessários;
- Preveja o descompasso entre gastos e repasses. Se a primeira parcela atrasar, a organização aguenta quantos meses?
- Inclua as últimas despesas, como relatório final, evento de encerramento e encargos rescisórios, nas etapas certas.
Revise antes de enviar
Antes de fechar o orçamento, faça três conferências. Primeiro, a de coerência: cada linha da planilha corresponde a uma atividade do texto, e cada atividade tem custo. Segundo, a de regras: rubricas, tetos, itens proibidos e limites de custos indiretos estão de acordo com o edital. Terceiro, a de execução: peça para quem vai coordenar o projeto ler a planilha e dizer se consegue realizar tudo com aqueles valores. Essa última conversa costuma revelar esquecimentos, como transporte para atividades externas ou material de reposição.
Erros comuns em editais
- Usar rubricas diferentes das do edital ou mudar a ordem;
- Incluir itens proibidos, como reformas, bebidas ou equipamentos não permitidos;
- Esquecer encargos trabalhistas, tributos e taxas bancárias;
- Somas erradas e totais que não batem entre a planilha e o texto do projeto;
- Valor total acima do teto do edital;
- Contrapartida que não pode ser comprovada;
- Um orçamento em que a coordenação consome a maior parte do recurso, sem justificativa.
Para encontrar editais adequados, veja editais e financiamento para ONGs. E, para o projeto ser executado sem sustos, ligue o orçamento ao seu plano de captação de recursos.
Como a Ruptura ajuda
A Ruptura elabora projetos completos para editais e leis de incentivo, com orçamento por atividade, memória de cálculo e cronograma físico-financeiro coerentes com o texto. Conheça a elaboração de projetos para editais e os projetos para leis de incentivo.