Um bom relatório para patrocinador mostra o que foi feito com o recurso, que resultados o projeto alcançou, como as contrapartidas foram entregues e o que vem a seguir. Bem feito, é o principal argumento para renovar o patrocínio e, muitas vezes, para aumentar o valor. Veja a estrutura e o que incluir.
Estrutura
- Capa: nome do projeto, período, logos da ONG e do patrocinador;
- Resumo em uma página: os três principais resultados, em números e frases curtas;
- O projeto: objetivo, público e atividades realizadas;
- Resultados: metas previstas e alcançadas, com indicadores;
- Histórias: um ou dois depoimentos de participantes, com autorização;
- Contrapartidas: onde e como a marca do patrocinador apareceu, com fotos e prints;
- Financeiro: como o recurso foi aplicado, conforme exigido no contrato;
- Aprendizados e próximos passos: o que funcionou, o que será melhorado e a proposta para o próximo ciclo.
O que o patrocinador mais valoriza
- Resultados concretos: pessoas atendidas, metas alcançadas, mudanças observadas;
- Material para usar: fotos, vídeos e histórias que a empresa possa publicar nos próprios canais e relatórios de sustentabilidade;
- Visibilidade: prova de que a marca foi aplicada como combinado;
- Envolvimento: participação de funcionários em ações de voluntariado.
Formato
Um documento em PDF, bem diagramado, com resumo de uma página para a diretoria e anexos para a área técnica. Em patrocínios maiores, uma apresentação presencial ou por vídeo faz diferença.
Quando enviar
- relatórios parciais a cada trimestre ou semestre em patrocínios longos;
- relatório final ao fim do projeto, antes da conversa de renovação;
- atualizações informais, com fotos e conquistas, ao longo do caminho.
Registro desde o início
Bons relatórios dependem de bons registros. Planeje desde o começo do projeto as fotos, os indicadores e as contrapartidas que vão aparecer no relatório. Os guias de relatório fotográfico e de relatório de impacto ajudam. Veja também o guia de contrato de patrocínio.
Como a Ruptura ajuda
A Ruptura produz relatórios de impacto e materiais para patrocinadores. Conheça o serviço de relatório anual e de impacto ou peça um diagnóstico gratuito.