O recibo de doação é o documento em que a ONG declara que recebeu um valor ou um bem de alguém, em uma data, para seus fins sociais. Ele deve trazer, no mínimo, os dados da organização (nome e CNPJ), os dados do doador (nome e CPF ou CNPJ), o valor ou a descrição do bem, a data, a forma de pagamento e a assinatura de quem representa a entidade. Mas há um ponto que confunde muita gente: nem todo recibo gera dedução no Imposto de Renda, e em alguns casos quem emite o comprovante nem é a ONG. Vamos por partes.
O que deve constar em um recibo de doação
Não existe um modelo único obrigatório para doações comuns, mas um recibo completo evita dúvidas na contabilidade e na relação com o doador. Inclua:
- Identificação da ONG: razão social, CNPJ e endereço;
- Identificação do doador: nome completo ou razão social e CPF ou CNPJ;
- O que foi doado: valor em reais (em número e por extenso) ou, no caso de bens, a descrição com quantidade e, se possível, o valor estimado;
- Data e forma da doação: Pix, transferência, boleto, cartão, dinheiro em espécie ou entrega de bens;
- Finalidade: doação livre para as atividades da organização ou vinculada a um projeto específico;
- Declaração de que é uma doação, sem contrapartida comercial;
- Número sequencial do recibo, para controle interno;
- Assinatura do representante legal ou de quem tenha poder para isso pelo estatuto, com nome e cargo.
Se a organização tiver títulos ou certificações (como o CEBAS ou a qualificação de OSCIP), vale mencioná-los, porque alguns doadores empresariais precisam dessa informação.
Quando o recibo é necessário
Do ponto de vista da boa gestão, sempre. Toda entrada de dinheiro ou de bens precisa de um documento que sustente o lançamento contábil. Na prática, as situações em que o recibo faz mais diferença são:
- Doações de empresas: a empresa precisa do documento para registrar a saída do recurso e, em alguns casos, para a dedução fiscal (veja abaixo);
- Doações em espécie: sem transferência bancária, o recibo é praticamente o único rastro do valor;
- Doações de bens: móveis, equipamentos, veículos, alimentos em grande volume. O recibo ou termo de doação registra o que entrou no patrimônio;
- Doações vinculadas a projetos: quando o recurso tem destino definido, o recibo ajuda a provar depois que ele foi usado para aquilo;
- Quando o doador pede: muitas pessoas físicas guardam o recibo para controle pessoal, mesmo sem benefício fiscal.
Para quem doa por Pix ou cartão em uma página de doação, o recibo pode ser enviado automaticamente por e-mail pela plataforma. Confira se ele traz os dados acima e se o CPF do doador é coletado quando necessário.
Recibo e Imposto de Renda: o que gera dedução
Aqui está o ponto em que mais aparecem promessas erradas. Em resumo:
Pessoa física doando direto para a ONG
A doação feita diretamente por uma pessoa física a uma ONG, em regra, não é dedutível do Imposto de Renda. O recibo serve para controle e transparência, não para abatimento. As deduções para pessoa física acontecem por caminhos específicos: fundos da criança e do adolescente, fundos da pessoa idosa e leis de incentivo, explicados no guia das leis de incentivo fiscal e no post sobre doação dedutível para pessoa física.
Doações para fundos
Quando o doador destina recursos ao Fundo da Infância e Adolescência ou ao Fundo do Idoso, o dinheiro vai para o fundo, e não para a ONG. Por isso, quem emite o comprovante é o órgão que administra o fundo, ligado ao conselho de direitos. No caso dos fundos da criança e do adolescente, a Instrução Normativa RFB nº 1.311/2012 lista o que o recibo deve conter, como o CNPJ do fundo, o CPF do doador, a data e o valor. A ONG pode ajudar o doador a encontrar o fundo e o conselho certos, mas não deve emitir recibo em nome dele.
Empresas do lucro real doando para OSCs
Empresas tributadas pelo lucro real podem deduzir como despesa doações a entidades civis sem fins lucrativos, até o limite de 2% do lucro operacional, conforme o art. 13 da Lei nº 9.249/1995 e suas regras complementares. Entre as exigências estão: a doação em dinheiro deve ser feita por crédito na conta bancária da própria entidade, e a empresa precisa guardar uma declaração da entidade beneficiária, no modelo previsto pela Receita Federal, em que ela se compromete a aplicar os recursos nos seus objetivos sociais. Se a sua ONG recebe doações de empresas, tenha esse documento pronto e peça ao contador para conferir o enquadramento.
Leis de incentivo
Na Lei Rouanet, na Lei de Incentivo ao Esporte e em programas semelhantes, o comprovante segue as regras de cada programa e está ligado ao projeto aprovado. Não use um recibo comum nesses casos.
Recibo de doação de bens
Para bens, prefira um termo de doação um pouco mais detalhado: descrição do item, estado de conservação, quantidade, valor estimado (quando houver nota fiscal ou referência), data de entrega e assinatura das duas partes. Para veículos e imóveis, há também a transferência formal de propriedade. Empresas que doam estoque costumam pedir esse documento para a contabilidade; o post sobre doação de estoque parado fala do lado delas. Para alimentos, veja as regras de doação de alimentos por empresas.
Guarda de documentos
- Guarde cópia de todos os recibos emitidos, em ordem numérica, junto com o comprovante bancário correspondente;
- Prazo: cinco anos é a referência mínima usada pela Receita para documentos fiscais. Parcerias com o poder público e alguns financiadores exigem prazos maiores, que costumam estar no próprio termo de parceria ou contrato;
- Digital é aceito na rotina, mas organize pastas por ano e por tipo (pessoa física, empresa, bens, projeto) e mantenha backup;
- Proteja os dados: recibos têm CPF e endereço. Siga as orientações de LGPD para ONGs e limite quem acessa.
Erros comuns
- Prometer ao doador pessoa física que "a doação abate do IR" quando ela foi feita direto para a ONG;
- Emitir recibo sem CPF ou CNPJ do doador, o que dificulta a contabilidade e a conferência de doações maiores;
- Receber doação de empresa em conta de dirigente ou de terceiros, o que pode inviabilizar a dedução da empresa e gera problemas de controle;
- Emitir recibo com valor diferente do que entrou na conta;
- Esquecer o recibo de bens, deixando o patrimônio da organização sem registro.
Como a Ruptura ajuda
O recibo é também um momento de relacionamento: um e-mail de confirmação bem feito, com agradecimento e notícia do impacto, aumenta a chance de uma segunda doação. A Ruptura organiza a base de doadores, configura recibos e mensagens automáticas e conecta tudo ao CRM. Veja o serviço de organização da base de doadores e o post sobre como agradecer doadores.
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um contador. Regras fiscais mudam; confirme o enquadramento da sua organização antes de orientar doadores.