O relatório anual de atividades é o documento em que a ONG registra o que fez no ano: projetos executados, pessoas atendidas, ações realizadas, equipe, parceiros e as contas. Ele serve para prestar contas a associados, conselhos, financiadores e órgãos públicos, e muitas vezes é exigido para manter inscrições, títulos e parcerias. Um bom relatório é organizado, honesto e fácil de ler, mesmo quando é simples. Abaixo, a estrutura recomendada, que dados reunir, como usar histórias, e a diferença entre o relatório de atividades e o relatório de impacto.
Relatório de atividades x relatório de impacto
Os dois se confundem, mas têm funções diferentes:
| Relatório de atividades | Relatório de impacto | |
|---|---|---|
| Pergunta que responde | O que a organização fez? | O que mudou por causa do que ela fez? |
| Conteúdo principal | Ações, atendimentos, números de execução, finanças | Resultados, transformações, evidências e histórias |
| Público | Assembleia, conselhos, órgãos públicos, financiadores | Doadores, empresas, público em geral |
| Tom | Formal e completo | Mais narrativo e visual |
Na prática, muitas ONGs fazem um único documento anual que combina as duas coisas, ou produzem o relatório de atividades completo e, a partir dele, uma versão curta de impacto para doadores. O post sobre relatório de impacto que convence doadores explica a segunda parte.
Para que serve (e quem pede)
- Assembleia geral: a prestação de contas anual da diretoria aos associados, registrada em ata;
- Conselhos de direitos e de políticas públicas: inscrições em conselhos municipais costumam exigir relatório anual para renovação;
- Títulos e certificações: pedidos e renovações frequentemente incluem relatórios de atividades. Veja títulos e certificações para ONGs;
- Parcerias com o poder público: além da prestação de contas de cada parceria, o histórico de atividades pesa em novos chamamentos;
- Editais e financiadores: quase todos pedem o último relatório para conhecer a organização. Isso vale ainda mais na captação internacional;
- Transparência: publicado no site, mostra seriedade a qualquer pessoa que pesquise a ONG.
Estrutura recomendada
- Mensagem da diretoria: uma página com o resumo do ano, desafios e conquistas;
- Quem somos: missão, visão, valores, área de atuação, ano de fundação e dados institucionais (CNPJ, endereço, títulos);
- O ano em números: uma página com os principais indicadores, como pessoas atendidas, atividades, horas de voluntariado e receita total;
- Programas e projetos: para cada um, objetivo, público, local, período, atividades realizadas, metas previstas e alcançadas, parceiros e financiadores;
- Histórias: dois ou três relatos de pessoas atendidas, voluntários ou parceiros;
- Equipe e voluntariado: número de funcionários, voluntários e horas doadas;
- Governança: composição da diretoria e dos conselhos, assembleias realizadas, políticas aprovadas. Veja governança em ONGs;
- Finanças: receitas por fonte, despesas por categoria (projetos, administração, captação) e link para as demonstrações contábeis completas;
- Parceiros e agradecimentos: financiadores, empresas, voluntários e doadores, com autorização para citar nomes;
- Próximos passos: prioridades e metas para o ano seguinte.
Que dados reunir (e como não sofrer em dezembro)
O relatório fica fácil quando os dados são registrados ao longo do ano. Defina desde janeiro:
- Lista de presença e atendimento de cada atividade, em formulário ou planilha. Veja formulários online;
- Pessoas únicas atendidas, e não só atendimentos (uma pessoa que veio 40 vezes é uma pessoa, com 40 atendimentos);
- Metas de cada projeto e o acompanhamento trimestral;
- Registro de horas de voluntariado;
- Fotos e depoimentos, coletados com autorização ao longo do ano. Veja autorização de uso de imagem;
- Receitas e despesas classificadas por projeto e por fonte, combinadas com o contador.
Se quiser ir além dos números de execução e mostrar mudanças reais na vida das pessoas, defina também indicadores de impacto e uma teoria da mudança.
Histórias: o que faz o relatório ser lido
Números provam escala; histórias mostram sentido. Uma boa história no relatório tem um personagem, uma situação antes, o papel da organização e o que mudou, em poucos parágrafos e com uma foto. Escolha histórias representativas, e não apenas os casos excepcionais. Peça autorização, proteja a identidade quando necessário (sempre no caso de crianças em situação de risco) e evite expor sofrimento para comover. Os princípios de storytelling ético valem aqui.
Transparência: o que não pode faltar
- Mostre o que não deu certo. Uma meta não alcançada, com a explicação e o que vai mudar, gera mais confiança do que um relatório só de vitórias;
- Seja preciso com os números. Explique como foram contados e não some atendimentos como se fossem pessoas;
- Separe recurso livre e vinculado nas finanças, e mostre quanto foi para atividades-fim;
- Publique no site, em uma página de transparência junto com o estatuto e as demonstrações contábeis. Veja transparência e prestação de contas.
Formato e divulgação
Antes de diagramar, monte um cronograma de produção. Uma sequência que funciona para equipes pequenas: em janeiro, fechar os números do ano e pedir ao contador as demonstrações; em fevereiro, escrever os textos de cada programa e escolher as histórias; em março, revisar com a diretoria, diagramar e aprovar. Assim o relatório fica pronto a tempo da assembleia que aprova as contas e da época de destinação do Imposto de Renda, quando muitos doadores pesquisam organizações. Defina também quem é responsável por cada parte: coordenadores de projeto escrevem sobre seus programas, a área financeira cuida das contas e uma pessoa faz a edição final para que o texto tenha uma só voz.
Para a maioria das ONGs, um PDF de 12 a 30 páginas, bem diagramado, resolve. Ferramentas como o Canva ajudam quem não tem designer; veja ferramentas gratuitas de design. Depois de pronto, não deixe o relatório parado no site: envie aos doadores por e-mail, faça uma série de posts com os destaques, leve a versão impressa às reuniões com empresas e use os números na apresentação institucional.
Como a Ruptura ajuda
A Ruptura produz relatórios anuais e de impacto completos: organização dos dados, redação, coleta de histórias, diagramação e versões curtas para redes, e-mail e apresentações. Conheça o serviço de relatório anual e de impacto.